Alles Definitionssache – besonders in der Projektkonzeption

Amerikanische Wissenschaftler haben herausgefunden, dass über 70% aller Softwareprojekte in der Planungsphase zu wenig Zeit/Ressourcen in die Projektkonzeption investierten – und wenn amerikanische Wissenschaftler das noch nicht rausgefunden haben, dann sollten sie das schleunigst tun.

Was der Kunde beschrieb vs. Was der Kunde wirklich brauchte - klassisches Missverständnis in der Projektkonzeption

Aber ernsthaft: Wer schon mehr als eine Handvoll Projekte mitgemacht hat, kann mit ziemlicher Sicherheit eine ganze Reihe von Anekdoten erzählen. Was damals für schlaflose Nächte und zerraufte Haare gesorgt hat, wird mit der nötigen zeitlichen Distanz oft mit einem Lächeln erzählt werden und hatte hoffentlich einen Lerneffekt bei allen Beteiligten.

Was der Kunde sagt

Können Sie das nicht definieren? Sie haben da doch mehr Erfahrung…

Wer einer Feierlichkeit plant würde auf die Frage des Dienstleisters „Für wie viele Gäste müssen wir denn die Räumlichkeiten herrichten?“ wahrscheinlich nie die oben zitierte Antwort geben.
Woher sollte der Dienstleiter wissen, wie viele Personen eingeladen sind und wie viele dann im Endeffekt kommen?

In der IT hingegen sind solche Antworten nicht selten – z.B. in Bezug auf Serverdimensionierung. Das führt dann dazu, dass eine unterdimensionierte Infrastruktur von Anfragen überrannt wird, Benutzer verärgert werden und Kunden zornig bei Dienstleistern anrufen. Und dann muss „mit heißer Nadel“ in nächtlichen Sitzungen die Applikationssoftware optimiert oder die Hardware aufgestockt werden.

Gut – in Zeiten von Cloud-Lösungen und skalierenden Systemen kann recht dynamisch auf veränderliche Anforderungen reagiert werden, aber auch hier gibt es Grenzen. Denn was in der Programmierung nicht berücksichtigt wurde, kann auch durch mehr Hardware nur bedingt kompensiert werden. Und wenn im Vorfeld – wahrscheinlich aus Kostengründen – keine dynamische Lösung geplant wurde, nutzt auch die ganze Magie der Cloud nichts…

Natürlich kann man nicht erwarten, dass ein Auftraggeber über umfangreiche Erfahrung verfügt, welche IT-Lösung für die Anforderungen angemessen ist. Aber zumindest sollte er die eigenen Anforderungen kennen oder das zu erwartende Mengengerüst definieren können. Mitunter reicht es schon aus, wenn die notwendigen Hinweise gegeben werden, so dass man im Dialog eine belastbare Lösung planen und umsetzen kann.

Was die Projektkonzeption braucht

Mit der Aktion werden acht Millionen Personen angesprochen

Dann werden daraus zwar nicht zwangsläufig acht Millionen Nutzer, aber es gibt eine maximale Obergrenze. Und damit kann dann anhand von Erfahrungswerten die reale Nutzerzahl genauer eingegrenzt werden.

Die Kampagne wird von massiver Printwerbung flankiert

Das wird die Zahl der realen Nutzer mit großer Wahrscheinlichkeit erhöhen.

Am Wochenende sind TV- und Radiowerbung geschaltet und für Donnerstag ist Bannerwerbung bei einem großen Webportal gebucht

Das sind Zeiträume, in denen mit Besucherspitzen zu rechnen ist!

Aber was ist die Ursache, dass Kunden mit solchen wichtigen Informationen hinter dem Berg halten? Eine Vermutung ist – Achtung: Unterstellung! – dass Budgetverantwortliche beim Kunden primär auf die Initialkosten eines Projekts schauen. Dadurch werden sie dazu verleitet, bei den Projektkennzahlen eher zu untertreiben. Keiner möchte am Ende dafür verantwortlich sein, dass eine überdimensionierte Lösung in Auftrag gegeben wurde. Wer etwas Erfahrung hat, weiß, dass das eine Milchmädchenrechnung ist, denn nachträgliche Anpassungen an Applikationssoftware oder Infrastruktur generieren zusätzliche Kosten.
Kosten, die vom Kunden getragen werden müssen und so im Endeffekt das Projekt teurer machen.

Und mit Infrastructure as a Service und einem Content Delivery Network können sogar sehr schwer abzuschätzende Projekte oder Projekte mit stark schwankenden Nutzerzahlen umgesetzt werden, ohne dass Unsummen in eine ausreichend dimensionierte Infrastruktur gesteckt werden, die sich dann vielleicht zu 80% der Zeit „langweilt“.
Man bezahlt bei diesen Modellen – abgesehen von den Grundkosten – ja nur das, was auch wirklich an Ressourcen abgerufen wird.

Lerneffekt

Also: den Kunden in die Pflicht nehmen, ihn nicht mit ausweichenden Antworten oder Schulterzucken durchkommen lassen, auf belastbare Zahlen bestehen bzw. genauere Definitionen gemeinsam erarbeiten.
Eigentlich sollte die Aussicht auf ein gelungenes Projekt genug intrinsische Motivation für den Kunden sein um zielführend bei der Projektkonzeption mitzuarbeiten und „mit offenen Karten zu spielen“.
Aber manchmal braucht es da eine kleine Erinnerung oder ein „Anstubsen“.

(Bildquelle: Paragon Innovations, Inc.)

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